Hallo ihr Lieben und willkommen auf meinem Blog zum Thema Hochzeiten & Hochzeitsplanung.
In die Planung einer Hochzeit wird viel Liebe, Leidenschaft, Kreativität, Mühen und Zeit gesteckt. Sobald die Planung in die Finalphase geht, wird überlegt wer das Konzept am Hochzeitstag übernimmt. Meistens kommen Trauzeugen, Brauteltern oder Geschwister zum Handkuss und werden eingeteilt, dies und das bei der Feier zu erledigen. Doch dies und das sind bei einer Hochzeit ein Aufwand, welcher für die Ausgewählten ein Genießen der Feier unmöglich macht. Daher empfehle ich wirklich jedem Brautpaar diese Aufgaben in die Hände einer Hochzeitsplanerin zu übergeben, denn so könnt nicht nur ihr als Brautpaar den Tag genießen, sondern auch eure Gäste. In diesem Blogartikel möchte ich euch einen kleinen Einblick geben, für was eine Hochzeitsplanerin bei einer Tagesbetreuung zuständig ist, und wie ihr euch euren großen Tag mit mir vorstellen könnt.
Hochzeitstagsbetreuung
Nach eurer Anfrage und unserem ersten kostenlosen Erstgespräch, indem ihr mir eure Pläne und Abläufe für euren Hochzeitstag schildert, erstelle ich euch ein Angebot je
nach gewünschtem Zeitaufwand. Die Tagesbetreuung ist bei mir ein Pauschalpreis
inklusive Vorbesprechungen mit euch und euren Dienstleistern, Absprachen mit
Trauzeugen und Familie, Erstellung eines Ablaufplans, Vorbereitungen für den
Tag und natürlich die Tagesbetreuung selbst.
Spätestens zwei Wochen vor eurer Hochzeit treffen wir uns für eine Übergabe der Organisation. Dabei übergibt ihr mir die Kontaktdaten und Details der einzelnen Dienstleister, den groben Ablauf, den Sitzplan, euer Dekorationskonzept und vieles mehr. Umso mehr Informationen wir in diesem Gespräch austauschen, umso besser kann ich mich auf euren großen Tag vorbereiten.
Nach diesem Treffen erstelle ich einen detaillierten Ablaufplan mit allen wichtigen Daten. Dabei notiere ich was wann passiert, wann welcher Dienstleister eintrifft, was es besonders zu beachten gilt und vieles mehr. Nach der Erstellung dieses Ablaufplans kontaktiere ich all eure Dienstleister und stelle mich als Ansprechperson für euren großen Tag vor. Dabei werden noch offene Fragen geklärt und der Ablaufplan durchbesprochen. Alle Dienstleister bekommen den von mir detaillierten Ablaufplan zugeschickt. Wichtig ist, dass die Dienstleister wissen, falls am Tag selbst etwas sein sollte, dass sie mich kontaktieren und nicht euch. So könnt ihr, egal was kommt, von Anfang an euren gemeinsamen Tag genießen.
An eurem großen Tag sitzt ihr „entspannt“ mit eurer Trauzeugin / mit eurem Trauzeugen beim „Getting ready“ und ich bin bereits für euch bei der Location. Nachdem ich mir ein Bild gemacht habe, koordiniere ich den Aufbau, bespreche alle Details und kümmere mich um unvorhersehbares. Und ihr könnt mir glauben auf wirklich JEDER Hochzeit, passiert etwas Unvorhersehbares. Vormittags wird oft abgeklärt, ob die Outdoor oder Indoor Variante für die Trauung gewählt wird. Ich habe bereits in den Tagen davor immer die Wetterapp im Auge und bespreche mit den Dienstleistern vor Ort die Vorgehensweise. Dabei übernehme ich die letzten Vorbereitungen, wie z. B. das Willkommensschild aufstellen, Namenschilder verteilen, Freudentaschentücher austeilen und vieles mehr. Durch meine Erfahrung sehe ich auch viele kleine Details, die zusammen ein perfektes Gesamtbild ergeben.
Bevor der Bräutigam und die ersten Gäste eintreffen, gibt es noch eine letzte Detailbesprechung mit den Dienstleistern. Nachdem der Bräutigam, seine Trauzeugen und der Brautvater angekommen sind, verteile ich die Blumenanstecker und warte dann mit Brautstrauß und Blumenarmband auf die Braut und ihre Trauzeuginnen. Natürlich kümmere ich mich auch vorab darum, dass alle Gäste Platz genommen haben, damit der Einzug starten kann. Sobald dieser los geht, gebe ich der Musik ein Zeichen und die Trauung kann beginnen.
Während der Trauung bereite ich alles für die Agape vor und kontrolliere die letzten Details für das Dinner. Da ich ein paar Jahre für ein Cateringunternehmen als Eventmanagerin tätig war und auch Erfahrung in der Gastronomie sammeln konnte, habe ich ein besonderes Augenmerk für das Tisch Setting. Ich kontrolliere jeden einzelnen Platz auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Solange ihr eure Glückwünsche bei der Gratulation genießt, kümmere ich mich um eure Geschenke und natürlich, um euch. Oft hört man, dass das Brautpaar gar nicht die Chance hatte die ausgewählten Brötchen bei der Agape zu probieren. Mit mir als Hochzeitsplanerin passiert euch das nicht, denn ich achte darauf, dass ihr eine Kleinigkeit zu essen und genügend zu trinken habt. Liebend gern übernehme ich auch Aufgaben wie das Zusammentrommeln eurer Gäste für das Gruppenfoto.
Während des gesamten Tages habe ich den Ablaufplan im Auge und koordiniere alles so, dass es nach Plan läuft. Ich bitte eure Gäste zu Tisch, wenn es Zeit wird für das Dinner und gönne euch so einige Minuten in Zweisamkeit bevor es auch für euch zum Abendessen geht. Während ihr eure Hochzeit genießt, packe ich alle eure Geschenke in ein Auto und verteile die Trinkgelder an Dienstleister und die Location. Sobald es nach dem Dinner in Richtung Party geht, neigt sich so langsam der Tag für mich zu Ende, denn ab diesen Zeitpunkt läuft alles wie von selbst.
Ich bin also den gesamten Tag für die Koordination und den gesamten Ablauf zuständig, kümmere mich um die auftauchenden „Problemchen“, bin Ansprechpartnerin für eure Gäste, aller Dienstleister und natürlich für euch, denke immer einen Schritt voraus und bin
im ständigen Austausch mit dem Catering Personal. Nach der vielen Arbeit, die
ihr in die Planung gesteckt habt, solltet ihr an diesem einmaligen Tag wissen,
dass da Jemand ist, der sich um alles kümmert und ihr eure Feier in vollen
Zügen genießen könnt.
